印刷機器メーカーのナレッジ活用事例（理想科学工業株式会社）

理想科学の特徴として、メカ、エレキ、ソフトに加えてサプライ（消耗品）も自社で開発から製造・販売まで手掛けているというところがあります。サプライを自社で開発することによりサプライとハードウェア両面から摺り合わせができることは他社には無い強みだと感じています。多分野の摺り合わせで製品を開発していく中で、社内の情報を活用していくために2008年頃に、あるファイリングシステムを導入していました。導入当初からシステムに情報を貯めはじめ、ある年度には貯めるに値するドキュメントを作り込むことを評価指標とするなど積極的に貯めていったのですが、実際に設計者が使うにはオペレーションが直感的では無いなど問題があり、システム自体が定着したとは言い難い状況でした。貯まっている情報に辿り着くことも慣れないと難しい仕組みでした。

以前導入したファイリングシステムの導入目的の1つに「漏れの無い技術伝承を」と言うテーマがありました。しかし、そのシステムは、製品の機能展開など関連度を意識して登録することを前提とした仕組みだったので、登録そのものが難しかったという印象があります。オペレーションも難解でした。 この仕組みとは別に、製品の不具合や改良の記録などの情報を残すような習慣は以前からありました（2000年以前は紙ベースでファイリングしていた）。2000年頃からは、このような情報をExcelに登録し、関連ファイルはハイパーリンクでリンク付けして過去トラブルを確認できるようにしていました。それ以外にも過去トラの再発防止や人によるバラつきを少なくするため、いわゆる設計標準書のようなガイドライン的な資料を作って特定の場所に保存して周知することで、「見に行けば設計に有益な情報がある」という状況にはなっています。しかし、記載されている内容をある程度知っている人でないと有益な情報として見に行かない、見つけられない状況です。また、社歴の浅い社員や派遣社員の方々は、そもそも『情報があることを知らない』可能性もあります。

自力で調査を開始しても欲しい情報に辿り着けない場合は、基本的には有識者に頼っていましたね。あの人なら何か知っているはずと言ったような。情報があるとしても、聞く前には「あるかどうか」が分かっていないので自力で探しようがないのです。

Knowledge Explorerをご紹介いただいた後に参加者を対象に社内でアンケートを取りましたが「PUSH式で気付かせるというコンセプトに興味を持った」という同じような意見がありました。一方で品質向上に対して本当に効果があるのかという意見や、まずはある程度データを整理する必要があるのではないかという意見もありました。自分としては、今までにない面白いツールだと思いましたので、テスト導入をしてみようと決断しました。テスト導入のサーバに社内にあるデータの一部をコピーして、実際にどのように気付きを促してくれそうかを試してみることにしました。

実際に使ってみると、若手や部署を異動したばかりのメンバーなど、経験は浅いが自ら興味を持って調べたいという社員にとっては非常に有用な仕組みになり得るのではと感じました。従来はベテラン社員が教えなければ身につかない知識にも、自力で辿り着くことができるのではないかと感じています。

検索時間の短縮になることはすぐに分かりました。先程お話したExcelベースで不具合や改良の記録などの情報を貯めている中には孔版製品、インクジェット製品合わせて3000件以上の登録内容があるのですが、これを横断的に漏れなく確認することや関連情報を探すには多くの時間を費やしていたのですが、Knowledge Explorerの機能により効率よく活用できることが分かりました。こういったことから少し範囲を広げて導入していくことを決めました。