導入から5年以上経過した企業が、今あらためて見直したいこと

PLMを導入してから数年経過し、現場でExcelによる補完や手作業の転記が増えていないでしょうか。
その状況は、単にシステムが古くなったからではなく、導入後に変化した業務と現在のPLMとの間に、少しずつギャップが生じているサインかもしれません。
本記事では、PLM導入から5年以上経過した企業が、なぜ今あらためて運用状況を見直す必要があるのかを解説します。

導入時の最適解が、今も最適とは限らない

PLMシステムを導入した当時は、CADデータの管理、BOMの一元化、設計変更履歴の管理、部門間での情報共有など、明確な目的があったはずです。

製品情報が部門ごとに分散し、最新版の図面や部品表を探すのに時間がかかる。設計変更の履歴が追いにくい。Excelや共有フォルダでの管理に限界を感じている。そうした課題を解決する手段として、PLMシステムは期待を持って導入されたのではないでしょうか。

その判断は、決して間違っていなかったはずです。当時の事業環境、組織体制、製品構成、IT基盤を前提にすれば、そのPLMシステムは自社にとって最適な選択だったと考えられます。

しかし、ここで一度立ち止まって考えたいことがあります。

そのPLMシステムは、今の事業環境にも本当に合っているでしょうか。

5年前と今では、製品開発を取り巻く環境が変わっている

もちろん、導入から5年経過したからといって、必ずリプレイスが必要になるわけではありません。

重要なのは経過年数そのものではなく、その間に変化した製品や組織、業務プロセスに対して、現在のPLMが適合しているかどうかです。

では、PLMシステムを導入した当時と現在では、製品開発を取り巻く環境においてどのような変化が起きているのでしょうか。

製品情報の複雑化

製品ラインアップが増え、顧客ごとの個別仕様や派生モデルへの対応が求められるようになっています。機械部品だけでなく、電気・電子部品、ソフトウェア、制御情報など、製品を構成する情報の種類も増えています。

利用部門の拡大

PLMで管理する図面やBOMなどの製品情報は、以前は主に設計部門で活用されるケースが一般的でした。

しかし現在では、調達部門での採用部品の確認や代替検討、生産部門での設計変更の影響把握、保守部門での製品構成情報の参照など、製品情報を活用したいと考える場面が増えています。

その結果、PLMに求められる役割は、単なる「設計情報の保管場所」から、「製品情報を起点に部門をつなぐ基盤」へと広がっています。

開発スピードへの要求

市場投入までの期間短縮、顧客要求への迅速な対応、同時並行で進む複数プロジェクトの管理など、製品開発の現場には以前より早いスピードと正確性が求められています。

技術継承の必要性

ベテラン社員の退職や異動に伴い、過去の設計判断や部品選定の背景、設計変更の経緯といった暗黙知を、どのように継承するかが課題になります。
情報が登録されていても、必要なときに探し出し、背景まで理解できなければ、技術継承にはつながりません。

AI・データ活用への期待

過去の類似製品の設計情報や設計変更の経緯を素早く探すために、検索技術や生成AIを活用したいという期待も高まっています。

そのためには、図面、BOM、技術文書、変更履歴などが適切に管理され、それぞれが製品情報として関連付けられていることが重要です。
情報がExcelや共有フォルダ、個人管理に分散した状態では、AIを導入しても十分な効果を得ることは難しくなります。

環境の変化は、現場の「小さな違和感」として表れる

事業や業務の変化に対してPLMの運用が導入当時のままであれば、現場には少しずつ無理が生じます。

最初は小さな違和感でも、日常業務の中で繰り返されるうちに、PLMの外側で情報を補完する運用が定着していきます。

あなたのPLMに、こんな兆候はありませんか？

□ PLMに登録されている情報とは別に、Excelで管理する情報が増えている
□ 設計変更の影響範囲を調べるのに時間がかかる
□ 最新のBOMや図面の所在を、担当者に確認しないと分からない
□ 設計メモや判断根拠が、メールや個人フォルダに残っている
□ ERPとの連携に、手作業や二重入力が残っている
□ PLMを使いこなせる担当者が限られている
□ バージョンアップや機能・運用の見直しが長期間行われていない
□ 現場から「入力が面倒」「検索しづらい」「Excelの方が早い」という声が出ている

　
一つひとつの事象だけを見ると、「多少不便だが業務は回っている」と感じるかもしれません。

実際、多くの企業ではExcel管理やメールでの確認、担当者への問い合わせといった運用が長年続いており、それ自体が当たり前になっています。

しかし、そうした対応が増えるほど、情報はPLMの外側に蓄積されるようになります。新たな担当者が過去の情報を探しにくくなったり、設計変更時の影響調査に時間がかかったりするなど、少しずつ業務効率や品質への影響が現れ始めるのです。

こうした状況は、必ずしもPLMシステムそのものに問題があることを意味するわけではありません。導入当時には適していた運用であっても、事業や組織、業務プロセスの変化によって、現在の業務との間にギャップが生じていることがあります。

現場で発生している小さな負荷は、そのギャップの表れであり、放置すると将来的には開発スピードの低下や技術継承の課題につながる可能性があります。

放置すると、PLMが使われにくくなる悪循環に

業務とのギャップを放置すると、現場は使い慣れた方法に戻っていきます。
Excelで補完する。メールで確認する。担当者に聞く。過去のファイルを個別に探す。
こうした運用が増えるほどPLMに情報が集まらなくなり、さらにPLMを活用しにくくなるという悪循環に陥ります。
せっかく導入したシステムが補助的なツールとなり、重要な情報はExcelやメール、個人の記憶に残る。その結果、製品情報の一元管理という当初の目的から、少しずつ離れていくことになります。

問題は「古いこと」ではなく「今の業務に合っているか」

PLMを見直すというと、「今のシステムが古いから入れ替える」という話に聞こえるかもしれません。しかし、本当に重要なのはシステムの新旧ではありません。

現在の業務や将来の事業方針に対して、そのPLMが適合しているかどうかです。

たとえば、以前は国内拠点中心だった製品開発が、現在は海外拠点や外部パートナーとの情報共有を必要としているかもしれません。
設計部門内で完結していた製品情報が、生産準備や保守サービスまで活用されるようになっているかもしれません。
人が探して判断してきた情報は、今後、AIやデータ活用に必要な情報となってくるかもしれません。

PLMを見直すとは、単にシステムを刷新することではありません。
「今の業務に合っているか」「今後の製品開発を支えられるか」「データ活用やAI活用の基盤になり得るか」を確認することです。

リプレイスだけが解決策とは限らない

現状を整理した結果、必ずしもシステムの入れ替えが必要になるとは限りません。
運用ルールの見直し、登録項目の整理、既存機能の活用、周辺システムとの連携改善によって解決できる場合もあります。

一方で、事業拡大や製品構成の変化により、現在のシステムの構造そのものが課題となっている場合は、リプレイスを含めた抜本的な見直しが必要になることもあります。
まず重要なのは、現場で何が起きており、その原因がどこにあるのかを整理することです。

まずは、現在のPLMを7つの観点で確認する

とはいえ、現場で課題を感じていても、「何から確認すればよいのか分からない」という企業も少なくありません。また、運用上の課題なのか、システムの仕組みそのものに原因があるのかを切り分けることも簡単ではありません。

そのため、いきなりリプレイスの必要性を議論するのではなく、まずは現在の運用状況を客観的に整理することが重要です。

その際の参考として、次の7つの観点から現状を確認してみることをおすすめします。

1. 利用状況

現場は日常業務でPLMを活用できているか

2. データの一元性

技術情報の内、PLM以外で管理されている重要情報はないか

3. 変更影響の把握

設計変更の影響範囲をすばやく把握できるか

4. 情報のつながり

BOM、図面、関連資料がつながった状態で管理されているか

5. システム間連携

他システムとの連携に手作業や二重入力が残っていないか

6. 運用の属人性

特定の担当者に依存した運用になっていないか

7. 将来への対応

AI活用やナレッジ活用に耐えられる情報基盤になっているか

まとめ

PLM導入時の判断は、当時として最適な選択だったはずです。

しかし、製品、組織、業務プロセス、データ活用のあり方が変化すれば、PLMに求められる役割も変わります。

重要なのは、「システムが古いかどうか」ではなく、「現在の業務と将来の製品開発を支えられる状態にあるかどうか」です。
Excel管理の増加や属人化、情報分散などの兆候が見られるのであれば、一度現状を整理してみることをおすすめします。

現在のPLM運用状況を整理してみませんか？

現在のPLMを継続活用すべきか、運用改善で対応できるのか、それともリプレイスを視野に入れるべきなのか。その判断は、システムの新旧だけでは見えてきません。
図研プリサイトへは、現状業務や運用課題の整理からご相談いただけます。
「自社は見直しが必要な段階なのだろうか」と感じた際は、ぜひお気軽にご相談ください。

次回予告

次回は、PLMリプレイスを検討すべき企業によく見られる代表的な兆候について、より具体的に解説します。